V zájmu posílení výše uvedených zásad je vhodné, aby zadavatelé nad rámec svých zákonných povinností vypracovali a náležitým způsobem uveřejnili (webové stránky apod.) určitá interní pravidla pro zadávání zakázek malého rozsahu. Tím je všem uchazečům dána možnost předem se seznámit s tím, jak je u konkrétního zadavatele postupováno a zároveň se posiluje důvěryhodnost celého procesu zadávání a případného vyhodnocování nejvýhodnějších nabídek.
Obce (ale ekvivalentně i kraje a hlavní město Praha) jsou územními korporacemi, kterým Ústava ČR garantuje právo na samosprávu. Zároveň jim lze na základě zákona svěřit výkon státní správy (přenesené působnosti). Aby mohl jednak odpovědně spravovat své vlastní záležitosti a jednak vykonávat svěřenou státní správu, zřizuje si územní celek orgány. Zákony, které určují orgány obce, kraje, hlavního města Prahy a jeho městských částí a zároveň vymezují jejich působnost, jsou: zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení, dále jen „ZOZ“), zákon č. 129/2000 Sb., o krajích, (krajské zřízení, dále jen „ZKZ“) a zákon č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, (dále jen „ZPZ“).
Obcím je českými zákony stanoveno několik základních povinností:
Internetové stránky obcí musí obsahovat elektronickou úřední desku, která má být aktuální a věcně i obsahově shodná s „papírovou“.
Internetové stránky obcí musí obsahovat povinné informace. Jedná se o souhrn 17 bodů – povinností, které musí úřad každé obce na svých stránkách zveřejnit. Často obce zapomínají na zveřejnění obecních rozpočtů, vyhlášek, formulářů pro řešení životních situací nebo výroční zprávu.
Internetové stránky obcí musí být bezbariérově přístupné Spousta našich spoluobčanů je tělesně postižena, hodně návštěvníků stránek používá různé hardwarové i softwarové vybavení. Úřady nebo správci webů, kteří se dostatečně neorientují v problematice bezbariérově přístupného webu, často provozují web, který je pro výše uvedené návštěvníky špatně nebo vůbec dostupný.
Obce musí mít elektronickou podatelnu. Elektronická podatelna je nezbytná pro příjem elektronických dokumentů. Každý úřad určuje pravidla a formáty dokumentů, které je schopen přijmout.
Nový správní řád a další zákonné povinnosti vyžadují po obecních úřadech násobně více povinností v elektronickém způsobu zpracování dat. Nejen webové stránky obcí tím získávají zcela nového významu. Nyní se již úřad neobejde bez webu spravovaného redakčním systémem. Také již nelze spoléhat na negarantované služby amatérských nadšenců nebo statické weby, bez možnosti komfortní správy celého webu obce úředníkem s alespoň průměrnými znalostmi práce s PC.